Meja dan manual prosedur

MPK dan FM mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Perbezaan bagi kedua-dua dokumen ini adalah seperti dalam Rajah 2. Sementara fokus utama FM adalah individu dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu.

Menggalakkan penyertaan petani dalam pemasaran; Meluaskan saiz pasaran di dalam dan di luar negeri; Memperbaiki amalan pemasaran di peringkat ladang dan pasaran Mempertingkatkan maklumat pasaran; dan Menambahkan saluran pasaran Hasil-hasil pertanian yang dipertanggungjawabkan kepada FAMA adalah luas, meliputi hampir kesemua hasil pertanian yang dikeluarkan oleh petani-petani kecuali padi, getah, kelapa sawit, tembakau, nenas dan ikan laut.

Misalnya, Bahagian Perkhidmatan biasanya hanya melaksanakan urusan- urusan yang berkaitan dengan hal-hal perkhidmatan sahaja, manakala Bahagian Gaji pula hanya menjalankan urusan-urusan yang berhubung dengan gaji.

Peringkat-peringkat hierarki ini akan dapat membantu mengenalpasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan mengawal kerja-kerja yang ditetapkan. Dengan mengenal hierarki yang telah ditetapkan proses membuat keputusan boleh dipercepatkan. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti.

Proses kerja yang jelas dapat: a. Tindakan-tindakan bagi menyediakan proses kerja adalah seperti berikut: a. Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja; b. Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut; c. Mula dengan perkataan 'perbuatan' bagi menyenaraikan setiap proses; dan d. Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah- langkah yang berkenaan.

Carta Aliran Kerja Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakantindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta aliran kerja diperlukan kerana ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas.

Carta aliran memberikan kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing. Selain daripada itu carta aliran juga dapat menunjukkan dimana berlaku kelewatan, 'bottleneck' dan kerja berulang-ulang.

Ia juga dapat menunjukkan gambaran menyeluruh mengenai aktiviti yang dilakukan. Simbol-simbol tertentu digunakan dalam carta aliran.

Carta aliran kerja hendaklah disediakan selepas penyediaan proses kerja. Langkahlangkah bagi penyediaan carta aliran kerja adalah seperti berikut: a. Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibat; b.

Sediakan carta aliran kerja terperinci berdasarkan proses kerja aktiviti tersebut; dan c. Gunakan simbol-simbol carta aliran yang ditetapkan. Contoh carta aliran adalah seperti di Rajah 7. Borang Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat. Borang digunakan untuk: 1. Menyimpan dan merekodkan maklumat; Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan sistematik; Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan.

Dengan adanya contoh-contoh borang yang digunakan, tujuan berikut dapat dicapai: 1. Bagi menyediakan kandungan MPK, langkahlangkah berikut perlu dilaksanakan: a. Senaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi utama; e. Sediakan proses kerja yang terlibat bagi tiap-tiap aktiviti; f. Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap aktiviti; dan g.

Senaraikan semua borang yang digunakan. Fail Meja FM Misalnya, jika individu itu bertugas sebagai Kerani Perkhidmatan, hanya carta Bahagian Perkhidmatan sahaja yang perlu dimasukkan dalam FMnya. Setiap pegawai perlu mempunyai satu senarai tugas. Ini adalah penting bagi memaklumkan kepada pemegang jawatan mengenai tugas, tanggungjawab, pengetahuan atau kemahiran yang diperlukan.

Setiap senarai tugas perlu mengandungi perkara-perkara berikut: 1. Ini untuk memudahkan seseorang pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan.

Ini penting dijelaskan bagi membantu pegawai menyelesaikan sesuatu tugas. Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar Did you find this document useful? Is this content inappropriate? Report this Document. Flag for inappropriate content. Download now. Related titles. Carousel Previous Carousel Next. Jump to Page. Search inside document. Rabiatul Wardah. Pengendalian cuti xx.

Pemantauan kad perakam waktu xxi. Menjalankan tugas atas pangilan on- call di hospital xxiii. Tugas-tugas lain yang diarahkan Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil. Mengelakkan daripada berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dll.

Sebagai alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan kelewatan dll. Alat semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan. Sebagai alat kawalan dan penyelarasan kerja.

Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas. Menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan sah ii.

Memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan. Jawatankuasa itu hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan. Nyatakan kekerapan mesyuarat dalam setahun Total views 10, On Slideshare 0. From embeds 0. Number of embeds 1. Downloads Shares 0. Comments 0. Likes 7. You just clipped your first slide! Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

Dengan mengenal hierarki yang telah ditetapkan proses membuat keputusan boleh dipercepatkan. Pelaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos. Contoh-contoh aktiviti yang khusus adalah seperti berikut:. Contoh-contoh aktiviti yang biasa common activity ialah seperti berikut:. P roses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti.

Proses kerja yang jelas dapat:. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan. Tindakan-tindakan bagi menyediakan proses kerja adalah seperti berikut:.

Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan. Contoh format dan proses kerja adalah seperti berikut: Aktiviti Urusan Pengesahan Dalam Jawatan Jawatan Proses Kerani Perkhidmatan Semak daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan. Semak fail peribadi dan Buku Perkhidmatan pegawai-pegawai berkenaan dan pastikan sama ada syarat-syarat pengesahan telah dipenuhi.

Berikan fail kepada Penolong Pengarah Perkhidmatan. Penolong Pengarah Perkhidmatan Jika pegawai tidak memenuhi syarat: Simpan fail dan Buku Perkhidmatan jika tidakmelebihi tempoh percubaan. Minta Kerani Perkhidmatan ambil tindakan melanjutkan tempoh jika tempoh percubaan telah tamat.

Jika pegawai sudah memenuhi syarat, rujuk kepada Ketua Jabatan dengan catitan bahawa semua syarat syarat yang ditetapkan telah dipenuhi untuk perakuan pengesahan dalam jawatan. Ketua Jabatan Catat perakuan dalam fail. Kerani Perkhidmatan Jika pegawai tidak memenuhi syarat lanjutkan tempoh percubaan sila lihat proses lanjut tempoh percubaan.

Rekodkan pengesahan dalam kawatan dalam Buku Perkhidmatan dan beri surat asal kepada Pegawai berkenaan. Sediakan Kew. Jika tempoh jaminan telah berakhir pastikan sama ada kontrak penyelenggaraan ada dalam Kontrak Pusat. Jika ada, panggil syarikat yang dilantik oleh Kontrak Pusat.

Jika tiada dalam Kontrak Pusat tandatangani Kontrak penyelenggaraan. Dapatkan kos bagi membaiki mesin berkenaan sari syarikat yang menjalankan pembaikan. Terima pesanan Kerajaan dan invois dari syarikat pembaikan dan pastikan:. Kerja-kerja pembaikan telah dijalankan dengan sempurna. Barang-barang gantian yang tercatit dalam invois telah dibekalkan. Rekodkan dalam buku daftar bil-bil dan dalam daftar logi Buku Daftar Pembaikan. Uruskan bayaran.

C arta Aliran Kerja Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta aliran kerja diperlukan kerana ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas.

Carta aliran memberikan kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing. Selain daripada itu carta aliran juga dapat menunjukkan dimana berlaku kelewatan, 'bottleneck' dan kerja berulang-ulang. Ia juga dapat menunjukkan gambaran menyeluruh mengenai aktiviti yang dilakukan. Simbol-simbol tertentu digunakan dalam carta aliran. Carta aliran kerja hendaklah disediakan selepas penyediaan proses kerja.

Langkah-langkah bagi penyediaan carta aliran kerja adalah seperti berikut:. Gunakan simbol-simbol carta aliran yang ditetapkan. Contoh carta aliran adalah seperti di Rajah 6 dan Rajah 7. B orang Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat.

Borang digunakan untuk:. Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan. Dengan adanya contoh-contoh borang yang digunakan, tujuan berikut dapat dicapai:. Misalnya, jika individu itu bertugas sebagai Kerani Perkhidmatan, hanya carta Bahagian Perkhidmatan sahaja yang perlu dimasukkan dalam FMnya. Carta ini perlu untuk menjelaskan kepada pekerja yang bertugas di Bahagian tersebut mengenai:.

Setiap pegawai perlu mempunyai satu senarai tugas. Ini adalah penting bagi memaklumkan kepada pemegang jawatan mengenai tugas, tanggungjawab, pengetahuan atau kemahiran yang diperlukan. Setiap senarai tugas perlu mengandungi perkara-perkara berikut:. Jawatan yang disandang oleh seseorang pegawai perlu dicatatkan. Tugas dan tanggungjawab pegawai hendaklah disenaraikan dengan jelas dan terperinci. Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan.